PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian dan Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis-menulis, catat-mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan setiap
organisasi. Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok,
yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran organisasi secara keseluruhan
Berdasarkan pemahaman tersebur maka fungsi pekerjaan kantor antara lain:
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Menurut G.R.Terry, pekerjaan perkantora meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan membuat warkat tulis dan laporan sebagai cara meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Sedangkan menurut William Hendy Leffing Well dan Edwin Robinson, pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat, pemakaian warkat, pembuktian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Pekerjaan kantor meliputi segenap kegiatan seperti:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran organisasi secara keseluruhan
Berdasarkan pemahaman tersebur maka fungsi pekerjaan kantor antara lain:
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Menurut G.R.Terry, pekerjaan perkantora meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan membuat warkat tulis dan laporan sebagai cara meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Sedangkan menurut William Hendy Leffing Well dan Edwin Robinson, pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat, pemakaian warkat, pembuktian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Pekerjaan kantor meliputi segenap kegiatan seperti:
1.
Menghimpun
Yaitu kegiatan mengumpulkan data-data yang ada, baik yang sudah tersaji maupun yang terpinjam di unit lainnya guna mempersatukan menjadi suatu dokumen yang terintegral dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, mengingat adanya hubungan antara satu data dengan data lainnya yang sejenis.
2. Mencatat
Mencatat adalah usaha memperdalam pemahaman dengan pengulangan yang lebih banyak, dari pada dengan mendengar dan membaca saja..
Yaitu kegiatan mengumpulkan data-data yang ada, baik yang sudah tersaji maupun yang terpinjam di unit lainnya guna mempersatukan menjadi suatu dokumen yang terintegral dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, mengingat adanya hubungan antara satu data dengan data lainnya yang sejenis.
2. Mencatat
Mencatat adalah usaha memperdalam pemahaman dengan pengulangan yang lebih banyak, dari pada dengan mendengar dan membaca saja..
3. Mengolah
Yaitu tahap pemrosesan semua data yang masuk ke tahap berikutnya seperti yang sudah distandarkan dan sesuai dengan kebutuhan untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi atasan.
4. Menggandakan
Menggandakan dokumen kantor, merupakan bagian dari kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor yang terkait dengan pemberian layanan penyediaan informasi untuk membantu penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja / organisasi kerja. Bentuk pekerjaan yang dilakukan adalah memperbanyak dokumen yang diperlukan dalam proses penyebaran informasi / pesan dalam rangka untuk mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan pokok dari satuan kerja.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lain dengan pihak lain dengan menggunakan berbagai cara dan alat, seperti surat pos, jasa kurir, Bluetooth, faksimili.
6. Menyimpan
Menyimpan merupakan kegiatan menaruh ditempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut dibutuhkan.
7. Melakukan Komunikasi
Dalam setiap kegiatan atau kehidupan, manusia tidak terlepas dari peranan komunikasi. Demikian pula dalam kehidupan organisasi/perusahaan. Kegiatan komunikasi sangat diperlukan untuk mempertahankan eksistensinya.
8. Menghitung
Menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka-angka.
9. Pekerjaan Lainnya
Pekerjaan lainnya seperti pelayanan tamu, kurir, cleaning service, office boy/girl, back office, security, dan sebagainya juga dibutuhkan dalam suatu perusahaan/organisasi.
Yaitu tahap pemrosesan semua data yang masuk ke tahap berikutnya seperti yang sudah distandarkan dan sesuai dengan kebutuhan untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi atasan.
4. Menggandakan
Menggandakan dokumen kantor, merupakan bagian dari kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor yang terkait dengan pemberian layanan penyediaan informasi untuk membantu penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja / organisasi kerja. Bentuk pekerjaan yang dilakukan adalah memperbanyak dokumen yang diperlukan dalam proses penyebaran informasi / pesan dalam rangka untuk mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan pokok dari satuan kerja.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lain dengan pihak lain dengan menggunakan berbagai cara dan alat, seperti surat pos, jasa kurir, Bluetooth, faksimili.
6. Menyimpan
Menyimpan merupakan kegiatan menaruh ditempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut dibutuhkan.
7. Melakukan Komunikasi
Dalam setiap kegiatan atau kehidupan, manusia tidak terlepas dari peranan komunikasi. Demikian pula dalam kehidupan organisasi/perusahaan. Kegiatan komunikasi sangat diperlukan untuk mempertahankan eksistensinya.
8. Menghitung
Menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka-angka.
9. Pekerjaan Lainnya
Pekerjaan lainnya seperti pelayanan tamu, kurir, cleaning service, office boy/girl, back office, security, dan sebagainya juga dibutuhkan dalam suatu perusahaan/organisasi.
C. Ciri-Ciri
Pekerjaan Kantor
1. Bersifat Pelayanan
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
3. Dilakukan oleh Semua Pihak
1. Bersifat Pelayanan
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
3. Dilakukan oleh Semua Pihak
D. Hasil
Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2. Laporan
Yaitu suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
1. Surat
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2. Laporan
Yaitu suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
3. Formulir
Yaitu lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang besifat tetap, da nada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.
4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis
Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor, misalnya jadwal, tabel, peta, grafik, buku atau paper.
5. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak maupun terekam.
Yaitu lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang besifat tetap, da nada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.
4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis
Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor, misalnya jadwal, tabel, peta, grafik, buku atau paper.
5. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak maupun terekam.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar